BANE NOR SF

Anskaffelse av designkompetanse

Anskaffelse av rammeavtaler med samarbeidspartnere innen strategi, kommunikasjon og design

 

 

 

Kunde

Bane NOR SF

Bransje

Samferdsel

Samarbeidspartnere

Bane NOR, Merkevare og design
Bane NOR, Forsyning

Dato

Mars – November 2019

Våre tjenester

  • Prosjekt- og prosessledelse

  • Behovsavklaring og evalueringskriterier

  • Utarbeide anbudsdokumenter

  • Koordinering av interessenter

  • Forberede forhandlinger og gjennomføre anskaffelse

Problemstilling

INTRODUKSJON

Merkevare og Design i Bane NOR er en enhet i konserndirektørens stab og er organisert under Kommunikasjon og samfunnskontakt. Enhetens ansvarsområde er å sørge for at Bane NORs tilstedeværelse og kommunikasjon forvaltes i tråd med overordnede strategier i alle kanaler. Til dette arbeidet kreves samarbeid med byråer. Det var behov for å få på plass to nye rammeavtaler; «Merkevarestrategi» og «Visuell identitet» da eksisterende avtaler var i ferd med å utløpe.

OPPGAVE GITT CBH

  • Prosjektlede utlysning og anskaffelse av utlysninger knyttet til merkevare- og designledelse og markedskommunikasjonsutvikling i Bane NOR,
  • Drive prosessen, definere, koordinere og evaluere kravspesifikasjoner og annen relevant dokumentasjon i samarbeid med enheten Merkevare og design, prosjektets styringsgruppe og ressursteam, slik at anskaffelsene ivaretar organisasjonens behov.
  • Etablere tydelige avgrensninger mellom de parallelle utlysningene som gir en mest mulig presis beskrivelse av oppgaver og omfang.
  • Følge opp og koordinere spørsmål mellom interessenter under prosessen, samt forberede forhandlinger med kvalifiserte søkere.
  • Bidra med faglig kompetanse og forståelse for kompleksiteten innenfor utlysningene og sammen med enheten Merkevare og design sette målsetninger som bidrar til et optimalt resultat for Bane NOR.

Tilnærming

Anskaffelsene ble gjennomført i to trinn, med prekvalifisering av leverandører (trinn 1) og tilbudskonkurranse (trinn 2).

Innenfor disse rammene, ble det utformet en plan for gjennomføring, sammen med kontraktsrådgiver, hvor første fase ble å sette anskaffelsesteam med beslutningstakere og prosess.

FASE 1: AVKLARE BEHOV OG FORBEREDE KONKURRANSEN

Forberede konkurransen
Anskaffelsesstrategi
Fremskaffe underlag
Vurdere behov
Skrive kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag
Invitasjon til konkurranse

FASE 2: KONKURRANSEGJENNOMFØRING

Tilbudsevaluering
Velge tilbud, forhandle og inngå avtale
Evaluere konkurransen

Bildetekst

For å gi en mest mulig presis beskrivelse av oppgaver og omfang, ble det ble etablert tydelige avgrensninger mellom utlysningene - og til  andre rammeavtaler som faglig grenser opp til disse,. Visuell fremstilling av forholdet mellom de ulike avtalene ble lagt ved konkurransegrunnlaget.

Prosess for gjennomføring av de parallelle anskaffelsene

En refleksjon

I en designprosess er det viktig å definere kriteriene for det som skal løses før man starter  på å løse oppgaven.

På samme måte er det med en anskaffelsesprosess. 
For å kunne vurdere og evaluere leverandører, søknader og tilbud, må man vite man evaluerer opp mot.

Bane NORs anskaffelsesteam var svært grundige og satte opp tydelige evalueringskriterier før anbudsdokumentene ble kunngjort. På denne måten kunne teamet gjennomføre en objektiv og effektiv evalueringsprosess. 

– Profesjonell designprosess i praksis!

Resultatet

Vinneren av begge konkurransene ble Creuna AS.
Avtalene er på 2 år med opsjoner for forlengelse til inntil 6 år tilsammen.

 

Foto: Kampanje
Bakerst fra venstre: Lise Kristin Haakestad, seniorrådgiver i Bane NOR, Carl Fredrik Olsen, seniorrådgiver i Bane NOR, Truels Heming Brodtkorb, leder for Merkevare og design i Bane NOR.
Fra venstre foran: Birgitte Feginn Angelil, administrerende direktør i Creuna, Torild Lid Uribarri, konserndirektør for Kommunikasjon og samfunnskontakt i Bane NOR, Bettina Therese Rognås Ellefsen, kundeansvarlig i Creuna.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.
Truels Heming Brodtkorb | Leder Merkevare og design, BANE NOR SF